Syddjurs kommune logo

Digitalisering med nyt IT Service Management System og ITIL

Syddjurs Kommune har store ambitioner med sin digitaliseringsstrategi. Med en klar målsætning om at arbejde mere digitalt, mere procesorienteret med en større grad af automatisering, har Syddjurs kommune valgt at implementere Nilex IT Service Management systemet fra Infrasoft. 

Nilex systemet er en ITSM platform, som understøtter og matcher kommunens ITIL ambitioner og fungerer som et centralt værktøj i Syddjurs’ strategi om at optimere de digitale arbejdsgange i kommunen.

Nilex It Service Desk (ITSM)
Nilex Service Management Software

                                                              ITIL proces-arbejdet har været vigtigt



Jon løbner - Syddjurs kommune
Jon Løbner, Syddjurs Kommune
“Vi diskuterede hvordan en proces omkring ITIL kunne se ud hos os. Derefter talte vi med Infrasoft om hvordan deres Nilex Service Management platform kunne understøtte det. Vi havde en ret klar idé om hvad vi gerne ville have, og vi synes at Infrasoft var gode til at understøtte det. 

Vi vurderede at Infrasoft havde den nødvendige ekspertise og erfaring med at implementere et ITIL framework, og de kunne rådgive om både opsætning i ITSM værktøjet og med implementering af ITIL processer. På den måde havde vi en god sparringspartner. Det var rigtig fint” siger Jon Løbner, IT konsulent hos Syddjurs Kommune. 

Moderne data-integration er nøglen til CMDB


“For kommunerne er det meget vigtigt at kunne integrere og flytte data fra ét system til et andet. I Syddjurs Kommune ved vi altid præcist hvor den rigtige data befinder sig. Det er afgørende at kunne integrere mellem systemerne, og vi kan gennem forskellige kanaler suge data ind i vores Nilex Service Management platform, så vi hele tiden sikrer os, at systemet henter data de rigtige steder fra og hele tiden er opdateret. Det er det man virkelig kan slå på og det som kan gøre, at Nilex CMDB kan blive den krumtap i IT-afdelingen, som den bør være”

...siger Jon Løbner fra Syddjurs kommune

Digitalisering, ITIL og automatisering

Syddjurs Kommune valgte Nilex IT Service Management platformen til at understøtte kommunens strategi om at implementere flere ITIL processer. Løsningen skal være med til at skabe bedre processer og mere synlighed omkring de IT-services der leveres.

Systemet er sat op med en Service Desk funktion, som håndterer Service Request, Request Fulfillment og brugeroprettelser. IT Service Desk bidrager også til Incident Management processen og udfører Standard Changes. Alt sammen med det sigte at løse så mange sager som muligt allerede i 1st level support. Alt sammen til gavn for brugerne, som får hurtige løsninger på deres henvendelser til IT Service Desk.

Med den nye Nilex platform har kommunen fået et moderne ITSM system med et intuitivt og brugervenligt interface. Systemet er en central platform til gennemførelse af en digitalisering, som også rækker ud over IT-afdelingen. Platformens Shared Service funktion har gjort det muligt at udbrede Service Desk funktionen på tværs af organisationen og koble forskellige afdelinger på den fælles platform. 

Alle data samlet i en central CMDB

I forbindelse med implementeringen har Infrasoft og Syddjurs arbejdet tæt sammen om at tilpasse Nilex platformens Configuration Management Database (CMDB), eller Asset Management. Målet er at man vil samle stort set alle kommunens oplysninger om IT-services, udstyr, komponenter og applikationer i denne CMDB. En del af disse oplysninger ligger i dag i forskellige kildesystemer, hvorfor det har været nødvendigt at lave data-integrationer ved hjælp af systemets REST-API. På den måde opnår man at data automatisk fødes ind i CMDB’en og automatisk holdes opdateret.

CMDB’en i Nilex systemet skal for kommunen fungere som et centralt opslagsværk, og det vil bidrage til bedre Asset Management, men også give et bedre overblik over sammenhængene mellem IT-services, technical services og komponenter i IT-infrastrukturen. Med dette overblik over IT-infrastrukturen vil det være betydeligt nemmere at lave impact og risiko analyse i forbindelse med gennemførelse af Change processen.

Efter monopolbruddet med KMD står alle danske kommuner midt i en kompliceret proces, og på det punkt er Syddjurs Kommune på forkant, mener IT konsulent i kommunen, Jon Løbner:


Godt samarbejde gennem dialog og designworkshops

Projektleder Betina Thuren i Syddjurs Kommune, mener at Infrasoft har været imødekommende 
over for kommunens ønske om selv at tage stor og aktiv del i implementering og procesudviklingen.

“Jeg opfatter Infrasoft som meget fleksible. I starten fungerede de mest som den styrende part. Senere gik de mere over imod at vi selv, når det er muligt og ikke for komplekst, går ud og kortlægger forretningen. 

Udgangspunktet for vores designworkshops var, at der kom et billede af ‘as IT is’, men også et billede hen mod ‘to be’. Derfra kunne vi selv begynde at udforme noget, og der var også dele som Infrasoft gik hjem og udarbejdede til os. Infrasoft har flyttet sig ind imod vores behov og er imødekommende for den måde vi ønsker at gøre tingene på. Det synes jeg er rigtig, rigtig godt”

...siger Betina Thuren fra Syddjurs kommune. 
Betina Thuren, Syddjurs kommune
Betina Thuren, Projektleder
Syddjurs Kommune

Implementering af processer 

Samarbejdet mellem Syddjurs Kommune og Infrasoft har bl.a. bestået af en række designworkshops hvor man har kortlagt hvordan kommunes processer ser ud i dag og tegne et billede af, hvordan de gerne skal se ud i fremtiden. 

“Det gode ved disse designworkshops var, at vi ikke snakkede teknik men derimod proces. Det handlede om hvordan vi ville gribe det an. Og om at vi fik sat et godt team, så vi sikrede os, at der var repræsentanter for alle dem, der skulle have noget med implementeringen at gøre. Ledelsen var også aktivt involveret, så vi sikrede os at der blev taget nogle beslutninger. Det var fint at opleve, at Infrasoft havde nogle meget specifikke spørgsmål, som de gerne ville have svar på og det hele var samlet i et stort konfigurationsark, som gjorde at vi forholdsvist hurtigt kunne få beskrevet hvad vi gerne ville have. Det fungerede rigtig godt, synes jeg”, siger Jon Løbner, IT-konsulent hos Syddjurs Kommune

Løsningen i flere detaljer

Dataintegration mellem systemer

Den nye Nilex platform er udstyret med et moderne REST API, som gør det muligt for Syddjurs Kommune at dataintegrere med andre systemer. REST API’et understøtter nemt og effektivt de processer en kommune skal igennem når der skal indhentes data fra andre systemer, og de indhentede kildedata opdateres automatisk ved hjælp af REST API’et.

Visualisering af processer      

Gennem designworkshops har Syddjurs Kommune og Infrasoft sammen forsøgt at optegne kommunens ønsker til de nye processer. Nilex platformen er fleksibel og kan tilpasses efter kundens ønsker og behov, og optegnelserne fra workshops fungerer som en dokumentation, som Infrasoft efterfølgende bruger til at få implementeret specifikke krav og funktioner i systemet.

Et centralt opslagsværk (CMDB)

CMDB skal i fremtiden udgøre et centralt opslagsværk på Syddjurs Kommunes infrastruktur og understøtter samtidig mange af de andre processer i platformen. CMDB’en er med til at skabe større driftsstabilitet og fungerer som et værktøj til at lave impact-analyser.


Brugeroprettelse via “Min Lederside”

Med projektet “Min Lederside” har Syddjurs Kommune fået et værktøj til at strømline hele processen med at oprette nye ansatte i kommunens systemer. Gennem Nilex platformen er kommunen i stand til at processere og automatisere arbejdsgangene i forbindelse med vedligehold af medarbejdere.


Et vellykket projekt og et ønske om flere kommuner på Nilex platformen

Det gode samspil mellem Infrasoft og Syddjurs Kommune har været afgørende for det gode resultat som Syddjurs Kommune står med i dag. En af årsagerne til, at Syddjurs Kommune kan betragtes som en ambitiøs og innovativ kommune er, at kommunen udviser ledelsesopbakning og har investeret i en projektleder, der tager ansvar for at samle projektet internt. Det har været med til at sikre en vellykket proces.

Projektleder Betina Thuren har ikke kun ambitioner på Syddjurs Kommunes vegne:

“Vi håber at andre kommune vil gå i vores fodspor og vi stiller også gerne op til referencemøder. Vi har haft besøg af flere andre kommuner og jeg synes, at jo flere kommuner der kommer på platformen des bedre. Både i forhold til erfaringsudvekslingen på tværs af kommuner og også i forhold til at få flere fagområder på. Det er også noget vi er meget interesserede i at udbrede”, siger Betina Thuren, Projektleder hos Syddjurs Kommune



Infrasoft logo

Har du spørgsmål til vores produkter eller ønsker du at høre nærmere, giver vi dig gerne et opkald. Det eneste du skal gøre, er at udfylde og indsende formularen. Så vil en af vores medarbejdere kontakte dig.
Indtast dit navn
*
Indtast dit telefonnummer
 
Skriv eventuelt en meddelelse
 
'
Vi er en kreditværdig virksomhed baseret på Bisnodes kreditvurderingssystem. Vurderingen er foretaget ud fra en mængde forskellige beslutningsregler. Oplysningerne bliver opdateret dagligt via Bisnodes database. Kreditvurderingen af virksomheden er således altid aktuel.