Service Desk reference - University College Lillebælt

Digitalisering og Shared Service hos Universitet College Lillebælt

University College Lillebælts fire stabsfunktioner, økonomi og personale, IT, Bygning og Studiead­ministration, er i gang med at realisere ledelsens ”På vej mod 2020” strategi. Det er målet at skabe én Shared Service brugerportal, der samler alle brugernes servicehenvendelser i ét system. UCL har cirka 700 medarbejdere og mere end 8.000 studerende.


IT afdelingen

It-afdelingen står for implementeringen af løsningen i de fire stabe. Det teknologiske fundament er Nilex Service Management, der blev indført i it-afdelingen i 2008, for at forbedre serviceniveauet på it-services. Med Nilex platformen fik It-afdelingen og Service Desk funktionen et bedre overblik over mængden af sager og ikke mindst prioriteringen af dem.

- Vi valgte at investere i Nilex, fordi det er brugervenligt og enkelt at implementere. Samtidig kan systemet bruges på mange forskellige områder i organisationen. Og så er det afgørende, at vi oplever færre interne fejl med Nilex, og at vi får registreret alle vores brugerhenvendelser. Vi har generelt et bedre overblik via systemet, som er blevet uundværligt for os, siger Service Desk koordinator Martin Rømer.

Facility og pedeller

Efter at It-afdelingen havde integreret Nilex i sine arbejdsgange kom turen i 2011 til UCL’s Bygningsområde, hvor institutionens pedeller kom på systemet. Dermed er det muligt for medarbejderne via Nilex at melde, når et toilet er i stykker eller lyset ikke virker i et undervisningslokale. 
Studieadministration & økonomiafdeling
I 2014 har Studieadministrationen fået implementeret Nilex, så de flere end 8000 studerende kan indberette sager og henvende sig med spørgsmål lige fra SU til barsel, ferie og fravær. Samtidig sikrer systemet, at man altid véd, hvem i organisationen, man kommunikerer ved. 

Målsætning

Det er hensigten at økonomi- og personaleområdet også skal på systemet, hvilket gør det muligt at stille spørgsmål og rette henvendelser hertil via Nilex. Med implementeringen af det sidste stabsområde vil Shared Service strategien dermed være gennemført, og alle servicehenvendelser vil blive registreret og behandlet i Nilex Service Management uanset hvilken service der skal leveres.

- Vi valgte Nilex til at gennemføre vores stabsstrategi på grund af systemets brugervenlighed og enkle implementeringsproces. Vi valgte også Nilex, fordi vi siden 2008 har haft et godt samarbejde med vores leverandør InfraSoft, som er meget lydhøre over for vores ønsker og tanker. De er hurtige til at hjælpe os, når vi har brug for hjælp. De er effektive i implemteringsprocessen og sikrer kvalificeret undervisning af medarbejderne, siger Martin Rømer.

Har du spørgsmål, giver vi dig gerne et kald

Har du spørgsmål til vores produkter eller ønsker du at høre nærmere, giver vi dig gerne et uforpligtende opkald. Det eneste, du skal gøre, er at udfylde og indsende formularen, så vil en af vores medarbejdere kontakte dig. 

* Disse felter skal udfyldes for at modtage et opkald fra os


Få svar på dine spørgsmål her:
 
Navn
*
Virksomhed
*
E-mail
*
Telefon
*
Emne
 
Vi er en kreditværdig virksomhed baseret på Bisnodes kreditvurderingssystem. Vurderingen er foretaget ud fra en mængde forskellige beslutningsregler. Oplysningerne bliver opdateret dagligt via Bisnodes database. Kreditvurderingen af virksomheden er således altid aktuel.